jesen123

Membangun organisasi berbasis pengetahuan, termasuk kesiapan dan kualitas SDM

(sumber daya manusia) sebagai kunci juga dengan harus membawa penyadaran untuk

mengantisipasi kesiapan membangun organisasi berbasis pengetahuan yang menjadi

prasyarat keunggulan persaingan abad 21 ini.

Kita tengah bergerak dari suatu masyarakat industrial (industrial society) ke suatu

masyarakat knowledge ( knowledge society). Dimana sumber kekayaan bergeser dari

modal ke knowledge dan jenis organisasi (organizational type) dari hierarki yang tajam

(step hierarchy) menuju ke jejaringan manusia (human networking).

Manfaat

Adanya percobaan membagun organisasi berbasis pengetahuan (KBO) ini, maka

sekaligus memberdayakan ke empat fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge,

creating knowledge dan packaging knowledge yang akan diimplementasikan di organisasi,

serta membangun budaya knowledge sharing di kalangan karyawan diharapkan dapat

mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok atau individu.

Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei

Choo (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah

sebagai berikut:

1. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true

believe);

2. Knowledge merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);

3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan

terjadinya penciptaan tersebut;

4. Penciptaan inovasi yang melibatkan lima langkah utama yaitu:

a. berbagi knowledge terpikirkan (tacit),

b. menciptakan konsep,

c. membenarkan konsep,

d. membangun prototype, dan

e. melakukan penyebaran knowledge tersebut.

Carl Davidson dan Philip Voss (2003) mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya

merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari pada berapa lama

mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi. Sebenarnya menurut mereka

bahwa “knowledge management” adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang

berbeda mulai saling berbicara. Oleh karena itu, yang sekarang populer untuk digunakan

adalah label informasi ekonomi seperti: e-commerce, learning organization, dan

sebagainya.

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan oleh

keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan knowledge organisasinya

(organizational knowledge creation). Penciptaan knowledge tercapai melalui pemahaman

atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan explicit knowledge dalam

organisasi, serta melalui desain dari proses sosial yang menciptakan knowledge baru dengan

mengalihkan tacit knowledge ke dalam explicit knowledge. Hal ini berarti melakukannya

berdasarkan learning process.

Dengan demikian, pengertian knowledge di sini adalah pengetahuan, pengalaman,

informasi faktual dan pendapat para pakar. Organisasi perlu terampil dalam mengalihkan

tacit knowledge ke explicit knowledge dan kembali ke tacit yang dapat mendorong inovasi

dan pengembangan produk baru. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) perusahaan Jepang

mempunyai daya saing karena mereka memahami bahwa knowledge merupakan sumber

dari daya saing. Knowledge ini harus dikelola (managed), karena harus direncanakan dan

diimplementasikan. Tindakan dan maksud organisasi berinteraksi dengan bermacam-macam

elemen lingkungan tersebut membutuhkan waktu yang lama, sedangkan pengambil

keputusan menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami

isu yang ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan menjelaskan

serta menentukan keinginannya. Oleh karena itu, keputusan rasional memerlukan

informasi di atas kapasitas manusia untuk melakukannya. Untuk mencapai budaya institusi

yang inovatif, maka upaya membangun knowledge sharing (berbagi knowledge) perlu

dilakukan. Kunci utama pelaku knowledge sharing adalah manusia. Keuntungan dari orang

yang berbagi knowledge adalah mereka mampu merespon kesempatan secara cepat

sehingga inovasi dapat diciptakan dan bukan bersifat reinventing the wheel, agar mencapai

sukses di dunia bisnis secara cepat dan biaya murah.

Kaisa Kautto-Koivula of Nokia Telecommunications menyimpulkan sebagai berikut:

“ We have to understand more deeply how to really manage human-based individual and

organizational tacit knowledge”. Sedangkan pada “ E-Newsletter Knowledge

Management”, ia menyatakan sebagai berikut: “ knowledge management is about

applying the knowledge assets available to your organization to create competitive

advantage”.

Aspek budaya dan pembelajaran (learning) juga tercakup dalam presentasi pada

konferensi ini. Kaisa menekankan pentingnya budaya lingkungan apabila membangun

program knowledge management, Dia mengatakan bahwa “ success is based more on a

human driven approach and deep integration rather than technology approach”.

Oleh karena itu, nilai dan kepercayaan, motivasi dan commitment, serta insentif (reward)

untuk knowledge sharing merupakan bagian dari budaya lingkungan. Hubungan antara

pribadi dengan organisasi juga ditekankan oleh banyak pembicara. Beberapa pembicara

yang merupakan wakil dari berbagai perusahaan mengatakan bahwa learning merupakan

fokus dari strategi. Wakil perusahaan tersebut adalah dari Rover Group (Collin Jones).

mereka mengatakan bahwa sebagai bagian dari knowledge management strategy, Rovernet

mengatakan bahwa intranet merupakan bagian yang sangat membantu mereka dalam

mengaplikasikan learning dan share best practice mereka.. Sedangkan General Motors

(Wendy Coles) memberikan gambaran tentang hubungan di antara knowledge sharing dan

strategi.

Perpektif dari Shell Exploration and Production salah satunya adalah learning organization

yang menuju living company yang merupakan kombinasi dari : 1). sensitivitas terhadap

lingkungan operasi; 2) kohesif dan identitas; 3).toleransi dan desentralisasi, ( laporan

knowledge management ’97 dari David . Skyrme dan Jan Willie dalam “ knowledge

management” : the Story Unfolds”, http://www.skyrme.com/updates/km97.htm).

Menurut David J. Skryme (dalam the 3Cs of knowledge sharing

(http://www.skyrme.com/updates/u64 fl.htm), bahwa salah satu tantangan knowledge

management adalah menjadikan manusia berbagi knowledge mereka. Untuk menghadapi

tantangan tersebut dia menyarankan tiga C yaitu : Culture, Co-opetition (menyatukan

kerjasama dengan persaingan) dan Commitment. Perubahan budaya tidak mudah dan

membutuhkan waktu, beberapa kegiatan yang mungkin digunakan untuk merencanakan dan

mengenalkan perubahan yaitu: audit budaya, untuk menjawab tantangan dari perilaku

“ yang tidak benar” , keterlibatan, menggunakan role mode, team building, reward dan

mengubah manusia dengan memindahkan orang-orang dalam knowledge sharing.

Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge +

pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Mengapa demikian? Riset

Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam

struktur :

– 42 % dipikiran (otak) karyawan;

– 26 % dokumen kertas;

– 20 % dokumen elektronik;

– 12% knowledge base elektronik.

Bagaimana di PDII ? Fakta umum ini memang terjadi di mana-mana, bahwa asset

knowledge sebagian besar tersimpan dalam pikiran kita, yang disebut tacit knowledge . Tacit

knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan

secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain,

karena knowledge tersebut tersimpan pada pikiran masing-masing individu dalam organisasi.

Oleh karena itu, knowledge management ada untuk menjawab persoalan ini, yaitu proses

mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah

didokumentasikan, yang disebut explicit knowledge . Dokumentasi menjadi sangat penting

dalam knowledge management, karena tanpa dokumentasi semuanya akan tetap menjadi

tacit knowledge dan knowledge itu menjadi sulit untuk diakses oleh siapapun dan kapanpun

dalam organisasi.

kesimpulan:

– KM sebagai suatu spirit yaitu pendekatan dari hati ke hati,

– Ide harus fleksibel,

– Kita semua menjadi pemain,

– Jangan bikin border sendiri, harus borderless,

– Buat dari data